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编者按：
近期，兰台之家交流群，大家对10号令有很多讨论，尤其是企业文件材料归档和保管，我们整合了相关资料，供大家参考使用。有任何问题敬请“留言”。
年12月，国家档案局印发《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，简称10号令）。
全文戳：国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
解读上篇：编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表(上篇)
解读中篇：解读：编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表(中篇)
文/?蔡盈芳（国家档案局）
企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的过程中，文件材料具体归档范围的界定和其相应具体保管期限的划定，均应根据有关要求来确定。这些要求除按照10号令的相关要求外，还有企业内部管理规定、流程的要求，国家其他非档案专业法律法规及规范性文件要求，以及客户需求等。这一点，10号令第十五条提出了明确要求：“企业应依据本规定（10号令）和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。”
10号令的有关原则要求
10号令中对文件材料具体归档范围的界定和其相应具体保管期限的划定，主要以附表为主。但是，10号令的附表并不能囊括企业所有应归档的文件材料和所有档案保管期限的精确划定。因为10号令是面对所有企业的，其附表只能对企业共有的管理类文件材料归档范围进行具体界定，对企业共有的管理类档案保管期限进行具体划定。
而不同的企业，由于产品和业务不同，所处层级不同，以及发展阶段和管理理念等的不一样，文件材料的归档范围和有些档案应划分的保管期限是不一样的，这些并未在10号令的附表中具体列出。但10号令的条款中明确了界定文件材料归档范围和档案保管期限的一些原则。这些条款如下：
1.第四条
本条对应归档的文件材料归档范围进行了界定。有些文件材料尽管没有在10号令的附表中具体列出，但只要符合本条原则，均应列入归档范围。
2.第五条
本条对可以不列入归档的文件材料的界定明确了判断原则。需要指出的是，符合本条原则的文件材料不是绝对不能列入归档范围，而是“可”不列入。如果企业认为有必要列入归档范围，也是可以的。这一点与8号令是不一样的。
3.第八条和第九条
第八条和第九条原则规定了哪些管理类文件材料应分别列入永久保管和定期保管。两条中相应各款内容有的是对应的，有的则不对应。对第八条的（六）、（七）、（八）、（九）款“重要的”文件材料分别是对应第九条的（四）、（五）、（九）、（七）“一般的”文件材料。但有些款的内容则不是一一对应的，如第八条的（一）、（二）、（四）在第九条找不到相应的内容，这表明，这三个方面的文件材料不分“重要的”“一般的”，全部列入永久保管期限了。
4.第十八条
本条要求企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应兼顾眼前利益与长远利益，考虑档案不同载体的保管成本等因素。一方面，是为了防止有些企业只考虑眼前利用需求，而把一些未来需要利用的文件材料不纳入归档范围。另一方面，也为了提醒企业：当同一内容有不同载体时，或是尽管单一载体，但保管成本较低，可将保管成果相对低的载体的档案保管期限延长。如有的企业将可不输出纸质载体原生性电子档案，本可划定为10年期保管，由于其保管成本较低，而划定为30年保管。
企业内部管理规定、流程要求
企业内部管理规定、业务流程、作业指导书等，均会包含对档案的要求。如《某集团公司合同管理办法》有如下规定：
第三十三条合同依法订立后受法律约束，我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合约签订人或经办人查明原因、提出意见，经批准签订的部门或单位领导核准后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改，按《合同评审程序》办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同发放的范围相同。
第三十五条对于合同的终止（合同未履行完，但确定不再继续履行），合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续，资料则由合约部移交档案室保存。
第三十六条各类合同统一归由合约部进行管理。合约部应收集、整理各类合同进行归档管理，定期检查考核。
第三十七条建设工程施工合同与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等均是企业经济活动的原始资料，应定期按项目、合同分类建立详细的台账，及时归档保存。
这些规定中包含的档案管理要求，企业在制定文件材料归档范围和档案保管期限表时应反映出来。
企业业务流程往往也包含档案管理的要求，特别是涉及归档范围。因为业务流程中会标明业务工作形成的文件材料内容，它们是归档范围的重要来源。
如图所示，通过对图中业务流程分析，人才储备业务工作会产生“报名表”“考察报告”“人才储备报告书”“培养计划”等文件材料，这些文件材料均应纳入归档范围。
某企业业务流程图
国家其他非档案专业法律法规及规范性文件要求
法律要求。如年12月27日第十届全国人民代表大会常务委员会第六次会议通过修订的《中华人民共和国商业银行法》的下列条款中，均提出了对档案的管理要求：
第五十一条商业银行应当按照国家有关规定保存财务会计报表、业务合同以及其他资料。
第六十二条国务院银行业监督管理机构有权依照本法第三章、第四章、第五章的规定，随时对商业银行的存款、贷款、结算、呆账等情况进行检查监督。检查监督时，检查监督人员应当出示合法的证件。商业银行应当按照国务院银行业监督管理机构的要求，提供财务会计资料、业务合同和有关经营管理方面的其他信息。类似的法律还有年7月8日国务院第73次常务会议通过的《中华人民共和国食品安全法实施条例》中的有关内容：
第二十二条食品生产经营企业应当依照食品安全法第三十二条的规定组织职工参加食品安全知识培训，学习食品安全法律、法规、规章、标准和其他食品安全知识，并建立培训档案。
第二十四条食品生产经营企业应当依照食品安全法第三十六条第二款、第三十七条第一款、第三十九条第二款的规定建立进货查验记录制度、食品出厂检验记录制度，如实记录法律规定记录的事项，或者保留载有相关信息的进货或者销售票据。记录、票据的保存期限不得少于2年。
第二十八条食品生产企业除依照食品安全法第三十六条、第三十七条规定进行进货查验记录和食品出厂检验记录外，还应当如实记录食品生产过程的安全管理情况。记录的保存期限不得少于2年。
第二十九条从事食品批发业务的经营企业销售食品，应当如实记录批发食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、购货者名称及联系方式、销售日期等内容，或者保留载有相关信息的销售票据。记录、票据的保存期限不得少于2年。
第三十条国家鼓励食品生产经营者采用先进技术手段，记录食品安全法和本条例要求记录的事项。
《中华人民共和国食品安全法实施条例》中的上述条款不仅对食品生产、经营过程记录（即档案）范围提出要求，而且还对保管期限提出了要求。
企业在制定文件材料归档范围和档案保管期表时均应参照并遵守这些规定。
客户需求
ISO作为一份以客户为中心的质量管理体系，其中的要求均反映了客户的需求。以版本为例，该标准在档案管理方面的要求就有如下内容：
4.2.3文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据条款4.2.4的要求进行控制。
4.2.4记录的控制。应控制建立的记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。
“5.6.1总则”中指出：“应保持管理评审的记录（见4.2.4）”。
“6.2.2能力、意识和培训”中要求：“保持教育、培训、技能和经验的适当记录（见4.2.4）”。
“7.2.2与产品有关要求的评审”中要求：“评审结果及评审所引发的措施的记录应予保持（见4.2.4）。”
“7.5.3标识和可追溯性”中要求：“在有可追溯性要求的场合，组织应控制并记录产品的唯一性标识并保持记录。”
“7.5.4顾客财产”中要求：“当顾客财产发生丢失、损坏或发现不适当的情况时，应报告顾客，并保持记录(见4.2.4)”，并且指明“顾客财产可包括知识产权和个人资料”。
企业在制定文件材料归档范围和档案保管期表时，也应参照并遵守这些规定，否则会损害客户利益，最终失去市场。
若干档案保管期限设置的调整
1.部门或职能工作计划和总结
企业整体计划须划为永久，部门或职能工作计划可划为30年；部门和职能年度工作总结必须划为永久，这是从存史角度来考虑的。
2.规章、制度
不少企业提出，规章、制度经常作废、换版，不需要永久保存。但是，根据10号令要求，规章、制度全部划为永久。因为，尽管规章、制度经常更新、换版，旧版制度会作废，从而失去效力。但是，由于规章、制度在生效期间所管辖的事项有可能会一直存在，规章、制度即使已作废、换版，但作为生效期间处理事项的依据，仍旧需要查询利用。
3.与人切身利益有关的档案
10号令最大的特点就是坚持和体现“以人为本”的原则。因此，凡与职工、客户或其他人员的切身利益有关的档案，均应划为永久保管。这些档案包括：“15.2.7企业先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料”“15.2.8对本企业有关人员的处分文件材料”“16.6.3违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料”。
4.与资产有关的档案
由于资产管理事务影响时间长，对企业生存与发展起着关键的作用，是企业负责人离任审计、专项审计和上级巡视重点督查的内容，因此，凡与资产有关的档案必须永久保管。这些档案在10号令中体现为如下内容：
3.3.5股票首次发行过程中形成的其他文件材料
3.4企业股东、股权登记文件材料
3.5本企业融资工作中形成的其他文件材料
4.1.5本企业境外资产与产权权属文件材料
4.3本企业其他债权、债务登记文件材料
4.4.2本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料
11.1本企业资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料
11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料
13.4资本经营工作文件材料
13.5.3固定资产新增、报废、调拨文件材料
16.4.5党费收支文件材料
上述档案在实际编制文件材料归档范围和档案保管期限表时不再区分为“重要事项”和“一般事项”，而是全部划为永久保管。
5.与责任有关的文件材料
15.3.4保密资格认证方案、申请、审查、批准文件材料
15.3.5保密工作检查方案、通知、结论、通报等文件材料
15.5.7案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料
16.6.2党风廉政反腐工作文件材料
16.6.2违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料
上述文件由于与责任有关，应统一划为永久保管。
归档范围和补充
1.1.2本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料由于国家进行商事制度改革，实行三证合一，由信息公示制取代证照年检制，所以，应将代替企业营业执照年检的提交工商行政管理部门网上公示的信息纳入归档范围。
2.15.3文秘、机要、档案、保密工作文件材料增加“档案工作检查、考核文件材料”和“档案专项验收文件材料”。
3.增加本企业门户网站信息及其审批、上传等文件材料，可纳入门户网站管理部门或门户网站管理职能的归档范围
10号令附表的结构说明
10号令中的附表《企业管理类档案保管期限表》，是10号令的重要组成部分，很多企业档案工作者对此表的逻辑结构不甚清楚，特说明如下：
《企业管理类档案保管期限表》将企业文件材料分为：与企业组建有关文件材料和与企业营业活动有关文件材料两大类。
企业组建活动又可分为：企业设立、变更，企业资本筹措活动和资产管理活动，分别对应于《企业管理类档案保管期限表》中的序号1～4四类档案。筹资活动反映企业资本金来源，资产管理活动反映企业将筹措到的资本用于何处。
一般来说，企业营业管理活动不外乎经营管理、生产技术管理、行政管理和党群工作四个方面，但为了表达方便，把四个方面活动的共有部分抽取出来进行集中表述，即公共活动和对外交往两个方面。
公共活动主要是会议。会议又分为决策会议、专题会议、大型会议三类，分别对应《企业管理类档案保管期限表》中序号5～7三类档案。而对外交往活动又分为与上级的交往，与平级无隶属关系组织、个人的交往和与下级的交往三个方面，分别对应《企业管理类档案保管期限表》序号8～11四类档案。职能活动包括经营管理、生产技术管理、行政管理和党群工作四个方面，分别对应于《企业管理类档案保管期限表》序号13～16四类档案。序号17是冗余项，可将无法划入具体职能活动的档案划归其中。具体见上图。
10号令附表《企业管理类档案保管期限表》逻辑结构清楚，排列有序，各单位在编制管理类文件材料归档范围和档案保管期限表时，表内文件材料和档案的排序可参照此表进行。
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